Фирма как налоговый агент по НДФЛ обязана вести регистры налогового учета. Они должны отражать информацию:

• сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;
• коды видов выплачиваемых доходов;
• доходы и даты их выплаты;
• расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу;
• статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
• даты удержания и перечисления налога;
• реквизиты платежного поручения.

Минфин России в письме от 1 августа 2019 г. № 03-04-05/58030 напоминает, что фирме нужно самой разрабатывать такие регистры по учету доходов, которые она выплачивает своим работникам.